Planeación de actividades

Una vez que se ha diseñado una estrategia y se han determinado las tareas o actividades que tienen mayor prioridad, es momento de realizar el plan de gestión del proyecto donde se determinarán los tiempos designados para cada tarea. 

Existen diferentes herramientas y metodologías que te ayudarán a definir una fecha de término y llevar el control de tiempos a lo largo del proceso del desarrollo del proyecto.

Diagrama de Gantt.

Muestra de manera gráfica el tiempo asignado para la realización de diversas actividades que forman parte del desarrollo de un proyecto. Para realizarlo sigue estos pasos: 

● Llena las columnas de la tabla con información de las actividades del proyecto según corresponda. 

● Asigna un identificador corto para cada actividad. 

● Escribe el nombre de cada actividad o fase del proyecto. 

● Fija una duración para cada actividad, recuerda no mezclar unidades. 

● Escribe las fechas de inicio de cada actividad. Toma en cuenta que se pueden llevar actividades en paralelo y no siempre debe ser una tras otra. 

● Según la duración de cada actividad, establece la fecha de término de cada una. 

● Si el inicio de una actividad está ligado al término de alguna otra, indícalo, escribiendo el identificador en la actividad predecesora. 

● Desglosa el proyecto en diferentes fases y en subactividades si es que existen tareas muy grandes o de larga duración. 

● Finalmente, con la información de la tabla general generarás el gráfico:

-En el eje vertical del lado izquierdo indica el nombre de todas las actividades que se llevarán a cabo de forma ordenada.

-En el eje superior horizontal indica las fechas en las que se llevará a cabo el proyecto o bien la unidad de tiempo que estés trabajando.

-Posteriormente traza una barra horizontal para cada actividad desde la fecha de inicio hasta la fecha de termino.

-Indica la vinculación con las actividades predecesoras mediante flechas.

-Por último indica las fechas de inicio y término en el gráfico. 

Diagrama de PERT.

La Técnica de Revisión y Evaluación de Programas o PERT por sus siglas en inglés es un modelo para la gestión de proyectos que permite estimar el tiempo mínimo necesario para terminar un proyecto. Para realizar una red PERT sigue estos pasos: 

● Crea una tabla con las columnas de: Clave, Actividad, Predecesora, Tiempo optimista, Tiempo probable, Tiempo pesimista y Tiempo estimado; e introduce la información correspondiente de las actividades del proyecto. 

● Crea una clave única para identificar cada actividad, puede ser una letra, un número o una combinación de ambos. 

● Introduce el nombre de cada actividad. 

● Indica cual es la actividad predecesora si es que hay alguna. 

● En tiempo optimista indica el menor tiempo en el que podría ser realizada la actividad. 

● En tiempo probable agrega el tiempo que comúnmente llevaría realizar esta actividad. 

● En tiempo pesimista se considera el peor de los escenarios en el tiempo que demoraría realizar esta actividad. 

● Con base en los tiempos anteriores se realiza una estimación de tiempo que llevaría esta actividad mediante la siguiente fórmula: 

Tiempo Esperado(t_e)=Tiempo optimista (t_o)+4*Tiempo probable (t_m)+Tiempo pesimista (t_p)                                                                                                 6

● Con lo anterior puedes trazar la red PERT, cada una de las actividades se representa con dos nodos y una flecha, y deben llevar su identificador y tiempo estimado. 

● Posteriormente, de acuerdo a la columna de la actividad predecesora se terminan de colocar las siguientes actividades. Cuando hay actividades que se desarrollan simultáneamente, la actividad que tenga menor duración se unirá al nodo final de la actividad que tenga mayor duración  mediante una línea punteada que representará una actividad ficticia cuya duración es cero. 

● Posteriormente numera los nodos de izquierda a derecha y de arriba abajo. 

● Finalmente suma la duración de todas las actividades para sacar estimación del tiempo total que tomará el proyecto. 

Diagrama CPM.

El método de la cadena crítica es una extensión de PERT, y permite determinar cuáles son las actividades que no pueden retrasarse. Para elaborarla: 

● Tomando la red PERT que trazaste, haz una cuadrícula de 2 x 2 en cada actividad, coloca en cada celda una fecha de inicio o término de la actividad. 

FIP: Fecha de Inicio más próxima	FTP: Fecha de Terminación más próxima
FIL: Fecha de Inicio más lejana	FTL: Fecha de Terminación más lejana

● Las tareas que partan del nodo inicial tendrán como fecha de inicio cero. Suma la duración de todas las actividades a su fecha de inicio para calcular la fecha final. 

● Si una actividad depende del término de dos o más actividades, selecciona la que tenga el mayor tiempo de realización. 

● Cuando llegues al nodo final comienza nuevamente, pero restando la duración del final hasta el principio. 

● Si dos actividades preceden a la misma actividad, selecciona el tiempo menor y resta el tiempo de la actividad. 

● Ahora calcula las holguras de todas las actividades restando la fecha de terminación más próxima de la fecha de terminación más lejana. 

● Finalmente resalta las actividades que tengan holgura cero formando la ruta crítica del proyecto. 

Utiliza estas herramientas para planear y organizar las actividades del desarrollo de proyectos. Además, posteriormente también te ayudarán a dar seguimiento en su evolución.

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Administrador de plataformas digitales de aprendizaje.