Administración de proyectos

Todo proyecto debe considerar estas cinco fases para su realización:

① Inicio: La primera parte de todo proyecto es la definición de lo que se quiere lograr. En esta fase se deben obtener los requerimientos, especificaciones, fijar los objetivos y delimitar los alcances de proyecto. Todo esto con base en el análisis de usuarios, el reporte de modificaciones o la petición en particular de algún cliente.

② Planeación: En esta fase se definen las acciones necesarias para llevar a cabo la ejecución, monitoreo, control, y cierre del proyecto, y se agrupan en un “plan de gestión del proyecto”. En este documento se detalla el tiempo asignado para cada tarea, así como la duración total del proyecto.

 

③ La ejecución del plan de gestión implica apegarse a éste al realizar las siguientes acciones:

● Invertir en el equipo necesario, que facilite la realización de las tareas.

● Capacitar al personal.

● Obtener presupuestos, licitaciones u ofertas según sea necesario.

●Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto tanto externos como internos.

● Recopilar la información del proyecto y entregar informes del avance.

● Recoger y documentar las lecciones aprendidas e implementar las mejoras en los procesos de trabajo.

 

④ Monitoreo y control: El objetivo de esta fase es detectar y atacar los obstáculos que se presenten para el cumplimiento de los objetivos. Se toman acciones correctivas y preventivas con el fin de maximizar el rendimiento del proyecto.

 

Algunas de las acciones que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes:

● Comparar el plan de gestión con el desempeño real del proyecto.

● Evaluar el desempeño del proyecto para determinar si se requiere algún tipo de acción correctiva.

● Realizar proyecciones para determinar si se cumplirá con los objetivos en tiempo y forma o se requiere llevar a cabo acciones correctivas.

● Supervisar la implementación de las acciones correctivas aprobadas conforme se produzcan.

 

⑤ Cierre: El proceso de cierre consiste en la culminación de las actividades y la entrega del proyecto con su respectiva documentación. 

Éste se divide en:

● Cierre administrativo: Se describen todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionadas con los miembros del equipo y de los demás interesados. También se incluye la recopilación de toda la documentación del proyecto, el análisis de su éxito o fracaso, y finalmente se archiva toda la información para futuras consultas. 

● Cierre de contrato: Está integrado por todas las actividades e interacciones requeridas para finalizar y cerrar el acuerdo contractual. Este proceso también implica la verificación de todo el trabajo completado correcta y satisfactoriamente. En el contrato también puede haber especificaciones para llevar a cabo el cierre las cuales se deben tomar en cuenta. 

La finalización anticipada del contrato es un caso especial de cierre que puede deberse a la incapacidad para llevar a cabo el proyecto que se definió, una desviación del presupuesto o la falta de recursos.

Fuente:
Fundación Carlos Slim – Administrador de plataformas digitales de aprendizaje.