El proceso de evaluación y control

El proceso de control de gestión requiere llevar a cabo la evaluación de la actuación y del resultado de cada centro. Dicha evaluación se realiza de forma preferente mediante el cálculo de las desviaciones respecto a los objetivos iniciales considerados en el presupuesto de cada centro de responsabilidad. 

El análisis de las desviaciones debe estar vinculado con la estrategia de la empresa, la política específica de cada centro, la estructura organizativa de la empresa y las responsabilidades específicas de cada centro. 

A partir del cálculo de las desviaciones se determinarán las causas que las han producido, adoptando las oportunas acciones correctoras. 

Las variables que han de ser controladas mediante el cálculo de las desviaciones serán las relacionadas con: 

1. Las ventas (desviación en precios de venta, en unidades, por productos, áreas geográficas, etc.).

2. Los costes de ventas (desviación en composición, en consumo y en precio de los factores productivos).

3. Los costes de estructura de cada departamento. 

Estos cálculos permiten evaluar más fácilmente la actuación de cada centro. 

Para que la comparación y análisis de los resultados previstos en relación con los obtenidos pueda ser válida, es necesario tener en cuenta que: 

- La revisión debe de ser oportuna en el tiempo, de modo que el período transcurrido entre el origen de la variación y su conocimiento por parte de los responsables sea lo más reducido posible llegando a su destino en el momento adecuado y con el contenido requerido.

- Los objetivos iniciales deben seguir siendo realistas.

- La información debe ser objetiva, utilizando a tal efecto criterios que permitan la adecuada asignación de los resultados a los centros responsables de su obtención. Las responsabilidades que son competencia de cada área y de cada persona han de estar claramente especificadas en función del control efectivo que se ha de ejercer.

- La evaluación debe pertinente, distinguiendo entre diferencias no imputables debidas a factores ajenos al centro, y diferencias imputables o desviaciones en el cumplimiento de los objetivos motivadas por factores controlables. Es preciso, de igual modo establecer las áreas más importantes a controlar y, de modo especial, el comportamiento humano, la calidad y el aprovechamiento del tiempo. La información recibida por cada departamento ha de ser aquella sobre la que se ejerce el control.

- La evaluación debe ser sencilla y comprensible para los destinatarios.

- La evaluación debe considerar diversos criterios, dado que son diversos los factores que suelen incidir en el resultado y en el logro de los objetivos.

Fuente:
Académica – Curso Elaboración de Presupuestos.